年次有給休暇管理簿の記載事項・保存期間・実務上の注意点

年次有給休暇管理簿を作成していますか？ 作成している場合、パートやアルバイトの分も作っていますか？

年次有給休暇管理簿は、2019年（平成31年）4月の働き方改革関連法の施行により、新たに作成が義務づけられた書類です。労働者名簿・賃金台帳・出勤簿に比べて歴史が浅く、作成の対象や記載事項を誤っている会社が少なくありません。

年5日の年次有給休暇を取らせるための書類ですよね。

そう理解されていることが多いのですが、実は対象はそれより広いんです。年5日の義務の対象ではない従業員の分も作成しなければなりません。

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年次有給休暇管理簿とは

年次有給休暇管理簿とは、年次有給休暇を与えたときに、その時季・日数・基準日を労働者ごとに記録する書類です。労働基準法施行規則第24条の7で定められています。

労働基準法施行規則第24条の7

使用者は、法第39条第5項から第7項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類（第55条の2及び第56条第3項において「年次有給休暇管理簿」という。）を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後5年間保存しなければならない。

労働者名簿や賃金台帳と同じく、作成と保存が会社に義務づけられている書類です。

作成の対象となる労働者

第24条の7は、「法第39条第5項から第7項までの規定により有給休暇を与えたとき」に作成するとしています。第5項から第7項は、それぞれ次の場合です。

• 第5項：労働者の請求により与えた場合
• 第6項：労使協定による計画的付与（計画年休）で与えた場合
• 第7項：年5日の時季指定義務により、会社が時季を指定して与えた場合

つまり、年次有給休暇を与えたすべての労働者について、年次有給休暇管理簿を作成しなければなりません。年5日の時季指定義務の対象（年10日以上付与される労働者）に限られるわけではありません。

週2日勤務のパートタイマーが年次有給休暇を1日取得した場合も、作成の対象になります。

年次有給休暇管理簿の記載事項

記載事項は、次の3つです。

• 時季（年次有給休暇を取得した日）
• 日数（基準日から1年間に取得した日数）
• 基準日（年次有給休暇を付与した日。第一基準日・第二基準日を含む）

「第一基準日」「第二基準日」は、入社日に付与したり、全社で付与日をそろえたりして、法定の基準日より前に年次有給休暇を与える場合に使う用語です（労働基準法施行規則第24条の5）。

付与日をそろえている会社では、年5日の義務を果たすべき期間の数え方が複雑になります。そのため、管理簿で基準日を正確に管理しておく必要があります。

残りの日数は書かなくてよいのですか？

法令上の記載事項ではありません。ただ、従業員から問い合わせを受けることが多いので、残日数も一緒に管理している会社が多いです。

年5日の時季指定義務との関係

年次有給休暇が10日以上付与される労働者には、基準日から1年以内に5日について、会社が時季を指定して取得させなければなりません。

労働基準法第39条第7項

使用者は、第1項から第3項までの規定による有給休暇（これらの規定により使用者が与えなければならない有給休暇の日数が10労働日以上である労働者に係るものに限る。以下この項及び次項において同じ。）の日数のうち5日については、基準日（継続勤務した期間を6箇月経過日から1年ごとに区分した各期間（最後に1年未満の期間を生じたときは、当該期間）の初日をいう。以下この項において同じ。）から1年以内の期間に、労働者ごとにその時季を定めることにより与えなければならない。ただし、第1項から第3項までの規定による有給休暇を当該有給休暇に係る基準日より前の日から与えることとしたときは、厚生労働省令で定めるところにより、労働者ごとにその時季を定めることにより与えなければならない。

ただし、労働者が自ら請求して取得した日数や、計画年休で与えた日数は、5日から差し引くことができます。

労働基準法第39条第8項

前項の規定にかかわらず、第5項又は第6項の規定により第1項から第3項までの規定による有給休暇を与えた場合においては、当該与えた有給休暇の日数（当該日数が5日を超える場合には、5日とする。）分については、時季を定めることにより与えることを要しない。

対象となる労働者

正社員に限りません。パートタイマーであっても、次の場合には付与日数が10日以上になり、年5日の時季指定義務の対象になります。

なお、週所定労働時間が30時間以上の場合は、週所定労働日数にかかわらず、正社員と同じ日数が付与されます。

違反した場合の罰則

年次有給休暇に関する主な罰則は、次の3つです。

注意したいのは、厚生労働省のパンフレットで、これらの違反は対象となる労働者1人につき1罪として取り扱われると示されていることです。年5日を取得させていない従業員が10人いれば、10の違反として扱われることになります。

年次有給休暇管理簿は、この5日を取得させたことを示す記録でもあります。管理簿が不正確であれば、義務を果たしたかどうかを会社自身が確認できません。

関連：年5日の時季指定義務について、就業規則への記載は必要か？

年次有給休暇管理簿の様式

年次有給休暇管理簿には、法令で定められた様式はありません。厚生労働省のパンフレットでは、労働者名簿や賃金台帳に、次のような表を追加する例が示されています。

出典：厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」

重要なのは、記載事項を満たしているかどうかです。表計算ソフトでも、勤怠管理システムでも構いません。

また、労働者名簿や賃金台帳とあわせて作成することも認められています。

労働基準法施行規則第55条の2

使用者は、年次有給休暇管理簿、第53条による労働者名簿又は第55条による賃金台帳をあわせて調製することができる。

勤怠管理システムに年休の管理機能があれば、それで足りますか？

記載事項がそろっていて、必要なときにすぐ出力できるなら足ります。ただ、システムの設定が実態と合っていないことがあります。後で説明する「よくあるミス」は、システムを使っている会社でも起きています。

関連：賃金台帳の記載事項・保存期間・実務上の注意点

年次有給休暇管理簿の保存期間

保存期間は、年次有給休暇を与えた期間中と、その期間が満了した後5年間です。ただし、経過措置により、当分の間は3年間とされています（労働基準法施行規則第71条）。

保存期間を数え始めるのは、その年次有給休暇を与えた期間が満了した時点です。管理簿を作成した日や、従業員が退職した日ではありません。

関連：人事労務関係の書類の保存期間

年次有給休暇管理簿の作成・運用時の注意点

年10日未満のパートの管理簿がない

最も多いのが、このミスです。

「年5日の義務の対象者だけ作ればよい」と思い込み、付与日数が10日未満のパートタイマーやアルバイトの管理簿を作っていない会社が少なくありません。

前述のとおり、年次有給休暇を与えたすべての労働者が年次有給休暇管理簿の作成の対象です。

基準日が書かれていない

取得した日と日数だけを並べて、基準日を書いていないというケースも見たことがあります。

基準日がなければ、年5日の義務を果たすべき1年間がいつからいつまでかが分かりません。入社日に付与している会社や、付与日をそろえている会社では、特に注意が必要です。

時間単位の取得を5日に数えている

半日単位で取得した場合は、0.5日として5日に含めることができます。一方、時間単位で取得した年次有給休暇は、5日に含めることができません。

例えば、所定労働時間が8時間の従業員が、時間単位で合計8時間の年次有給休暇を取得していたとします。これを「1日取得した」として5日に数えるのは誤りです。この分を除いて5日に満たない場合は、年5日の取得義務を果たしていないことになります。

会社独自の特別休暇を年次有給休暇と区別せずに記録している

夏季休暇やリフレッシュ休暇など、会社が独自に設けた特別休暇を、年次有給休暇と同じ欄に記録している会社があります。この記録の仕方では、年5日の取得日数を数えるときに、特別休暇を取得した日まで含めてしまうおそれがあります。

厚生労働省は、法定の年次有給休暇とは別に設けた特別休暇を取得した日数は、5日から控除できないとしています。特別休暇を5日に数えていた場合、5日を取得させたつもりでも、実は義務を果たしていなかったことになるためご注意ください。

夏季休暇を年休の取得として扱えばよいですか？

もともと特別休暇として与えていた日を年次有給休暇に変えると、従業員にとっては休みが減ることになります。就業規則の変更の問題になるので、慎重な検討が必要です。

関連：休日と休暇の違い、法定休日と所定休日の違い

年次有給休暇の時効の処理を誤っている

年次有給休暇の請求権は、2年で時効により消滅します。

労働基準法第115条（時効）

この法律の規定による賃金の請求権はこれを行使することができる時から5年間、この法律の規定による災害補償その他の請求権（賃金の請求権を除く。）はこれを行使することができる時から2年間行わない場合においては、時効によつて消滅する。

使い切れなかった日数は翌年に繰り越せますが、その翌年が終われば消滅します。

この処理を誤り、まだ消滅していない日数を消していたり、反対に消滅した日数を残し続けていたりする例があります。

特に、繰り越した日数と新たに付与した日数のどちらから使ったことにするかが就業規則で決まっていない会社では、残日数の数え方が担当者によって変わることもあります。

まとめ

年次有給休暇管理簿は、作成していても、対象者・記載事項・日数の数え方のどこかに誤りがあることが多い書類です。

そして、管理簿の誤りは、年5日の取得義務を果たしていないことや、従業員の年次有給休暇を誤って消していることにつながります。いずれも、労働基準監督署の調査や、退職する従業員からの問い合わせで、はじめて明らかになることが多いのが実情です。

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当事務所の場合

あべ社労士事務所の代表社労士は、厚生労働省労働基準局で労働基準法令・労働安全衛生法令の政策立案に従事してきました。

当事務所の労務監査では、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿とあわせて、年次有給休暇管理簿についても、対象者・記載事項・年5日の取得状況を確認します。